Şirket partilerini planlayın – unutulmaz bir deneyim yaşayın!

İşte mesele tam da bu: Unutulmaz bir etkinlik planlamak! Bunu kendiniz üzerinde “deneyebilirsiniz”: Neleri hatırlıyorsunuz (özellikle de işvereninizde uzun süredir çalışıyorsanız)? 24. koordinasyon toplantısı mı? Yoksa iş arkadaşlarınızla ve üstlerinizle nihayet biraz daha rahat sohbet edip güzel vakit geçirebildiğiniz şirket partileri mi?

Şirket kutlamaları, profesyonel kariyerde bu kadar önemli bir yere sahip olmasına rağmen, bu tür bir kutlamanın planlaması genellikle arka planda kalır. Dolayısıyla, bu muazzam görevler günlük iş yüküyle paralel olarak yerine getirilmek zorundadır ve bu çok yazık, çünkü daha önce de belirtildiği gibi şirket kutlamaları, bir şirketin kariyerinde gerçek dönüm noktaları haline gelebilir. Ancak bazı şeyleri değiştiremezsiniz; değiştirebileceğiniz şey ise planlamayı verimli bir şekilde gerçekleştirmek ve en iyisi, başkalarının daha önce yaptığı hataları tekrarlamamaktır. İşte burada şirket kutlaması planlama makalemiz devreye giriyor!

Kutlama türü – aslında neyi kutluyoruz?!

Bu soru basit gibi görünse de başarılı bir planlamanın sağlam bir başlangıç noktasıdır. Şirketin yıldönümü, ürün lansmanı, takım oluşturma etkinliği mi yoksa her yıl düzenlenen Noel partisi mi? Aslında ne kutlanacak? Buna bağlı olarak, mekan ve katılımcı sayısı gibi önemli kararlar verilebilir. Örneğin, takım oluşturma etkinliklerinde genellikle “biraz dışarı çıkmak” iyidir; çünkü kalıpların dışında düşünmek, kendi ofis veya şirket alanlarınızın tam ortasında her zaman işe yaramayabilir. Örneğin, çalışanların aileleri de davet edilecekse, etkinlikler için daha fazla alana ihtiyaç duyulur; ancak bir ürün lansmanı, biraz hazırlık ve yaratıcılıkla kendi tesislerinizde de kutlanabilir.

Kim kiminle kutlama yapıyor?

Etkinliğin türüne bağlı olarak konuk listesi hazırlanabilir. Bu konuda tüm taraflarla sıkı bir koordinasyon sağlanmalıdır – çünkü belirli çalışanları tamamen unutmak, yani davet etmemek kadar utanç verici bir şey yoktur. Kutlamalara sadece şirket içi çalışanlar mı katılacak, yoksa şirket dışı kişiler de mi? Örneğin, iş ortakları veya çalışanların aileleri gibi? Katılımcı sayısına bağlı olarak mekan seçilebilir.

Nasıl kutluyoruz?

Genellikle birkaç bardak, tabak ve küçük atıştırmalıkların yeterli olacağı düşünülür; sonuçta insanlar sadece birlikte eğlenmek isterler. Böyle bir düzenlemenin başarılı bir kutlamaya dönüşmesi için, muhtemelen çok deneyimli bir “parti ekibi” gerekir; yani bu, çok nadir durumlarda işe yarar… En iyisi büyük düşün ve etkinlik listesini daha sonra kısalt. Hiçbir fikri göz ardı etme ve özellikle yaratıcılığını serbest bırak:

• Slogan?
• DJ / Canlı müzik?
• Sahne performansları mı?
• Kabarett sanatçıları/sunucular/motivasyon konuşmacıları?
• Yemekler?
• Etkinlik mekanı mı?
• Özellikler ve teklifler? 

Belki de bunu bir kutlama gününe dönüştürebiliriz:

• bir bira fabrikasında düzenlenen bir tur
• sabun kutusu yarışı gibi bir etkinlikte ortak çalışma
• Özel zorlukların yer aldığı bir yürüyüş günü
• Ortak yemek pişirme etkinliği

Konuklarına hangi eğlence programının uygun olacağını çok iyi düşün. Hangi çalışanlar için neyin uygun olduğu konusunda en iyisi ilgili ekip lideriyle konuş. Dışarıdan gelen konuklar için plan yapıyorsan, neyin uygun olacağını da değerlendirmelisin. Kısacası: Her şey mümkündür, en azından bütçe sınırları belirlenene kadar (bu “engelleyici faktörü” bu nedenle bilerek bu makalenin sonuna yerleştirdik, tabiri caizse “havayı bozan” bir unsur olarak).

Davet et, davet et, davet et

Hemen hemen herkesin Noel partisini beklediği ve bu etkinliğin artık her yılın vazgeçilmez bir parçası haline geldiği düşünülürse, özel “tek seferlik” etkinliklerde iletişim araçlarına biraz daha derinlemesine başvurmak gerekir. Burada da yine neyin kutlandığına bağlıdır. Örneğin, posta yoluyla gönderilen, özenle tasarlanmış bir davetiye, bir ürün lansmanına daha resmi bir hava katabilir. Bir takım oluşturma etkinliği için ise belki de bir e-posta, toplantı daveti ve ofiste, şirket salonlarında veya kahve mutfağında göze çarpan bir yere asılan bir duyuru yeterli olabilir.

Tüm bunları nasıl organize edebilirim?

İşte burada asıl en zor noktaya, yani muhtemelen çoğu organizatörün korktuğu noktaya geliyoruz: asıl planlama! Hem iyi hem de kötü olabilecek bir ipucu: Belki de geçmişte şirket partilerinin planlamasıyla görevlendirilmiş, bu konuda deneyim kazanmış ve bu deneyimlerini aktarabilecek meslektaşlarınız vardır. Yani, sıfırdan başlamak zorunda değilsiniz. Ancak bu aynı zamanda işin olumsuz yanıdır, çünkü eski planlama şablonlarını aynen tekrar kullanmamalısınız. Yeni fikirler kutlamalara taze bir soluk getirebilir – örneğin, aynı mekan x. kez seçildiyse, belki de yeni bir şey denemenin zamanı gelmiştir?

Şirket içinde motivasyonu yüksek gönüllüler olup olmadığını araştırmak da oldukça faydalı olabilir. Çoğu zaman, en az beklediğiniz çalışanlar, bu görevin üstesinden gelerek büyük bir özveriyle planlama, organizasyon ve uygulama aşamalarını üstlenir ve kutlamayı unutulmaz kılar.

“Engel” Bütçe

Sonuçta, elbette bütçe de planlama açısından belirleyicidir. Yani, sadece kabare sanatçısını karşılayabiliyorsanız, bunun karşılığında ne yemek ne de Noel hediyeleri alabiliyorsanız, bütçe yanlış kullanılmış olabilir – ve iş arkadaşlarınızın hayal kırıklığına uğraması neredeyse kaçınılmazdır (tabii kabare sanatçısı gerçekten çok eğlenceli değilse). Mali departmanla görüşmek hem netlik sağlayabilir hem de tasarruf imkânları yaratabilir; kutlamanın bazı kısımları ya da hatta tüm etkinlik vergi indirimi kapsamına giriyor olabilir mi?

Sonuç olarak, iyi bir hazırlık zaman kazandırır ve bu zaman, planlamanın keyifli yönlerine doğrudan ayrılabilir: Fikirlerinizi ve yaratıcılığınızı ortaya koyun ve organizatör olarak tüm övgüler ve takdirleri toplayın!