Etkinlik türleri: Konferanslardan düğünlere kadar

Düğünler, kongreler, partiler veya küçük resepsiyonlar – ne kadar büyük ve kapsamlı olursa olsun, en başından itibaren her zaman aynı soruları kendinize sormalısınız: Etkinliğimin arka planı nedir? Kaç kişiyi davet edeceğim? Etkinlik ne zaman gerçekleşecek? Ve etkinliği nerede düzenleyeceğim? Yani, planlamaya başlamadan önce, etkinliğin amacını sorgulamak gerekir; öylece planlamaya başlamamalıyız. Ya da şöyle diyelim: Plansız bir şekilde planlanmış etkinlikler, genellikle oldukça çabuk fark edilir…

Karar vermenize yardımcı olması amacıyla sizin için bazı etkinlik türlerini bir araya getirdik. Buna etkinlik dünyasının “ne istersiniz?” sorusu diyelim.

Akşam etkinlikleri ve partiler (gala/balo/parti)

Bu etkinlik için önemsiz gibi görünse de aslında belirleyici olan bir gerçek, akşam etkinliklerinin – ister resmi bir gala, ister balo, ister rahat bir parti olsun – akşam saatlerinde gerçekleşmesidir. Çoğu zaman (isteyerek ya da istemeyerek) eşler de bu etkinliklere getirilir ve bu durum katılımcı sayısını büyük ölçüde etkiler. Akşam etkinliklerinin türüne bağlı olarak, balolar ve galalar (evet, gerçekten “galalar” denir), organizasyon açısından partilere kıyasla biraz daha zahmetlidir.

Balo ve gala etkinliklerinde ise yüksek kaliteli malzemeler tercih edilirken Davetiyeler, Menü kartları ve Deko kullanılması gerekenler, partilerde genellikle şunlar yeterlidir El ilanı, Etiketler ve karton tabaklar.

Sergiler ve Fuarlar

İş açısından burada pek çok yeni bağlantı kurulabilir; şirketinizi veya ürününüzü geniş ve genellikle çok ilgilenen bir kitleye tanıtabilirsiniz. Ziyaretçiler, tabiri caizse yeni bir şey öğrenme isteğiyle geliyorlar. Bu bir yandan işi kolaylaştırırken, diğer yandan ne yazık ki tek başınıza değilsiniz; bu nedenle zamanında fuar standının doğru donanımı ilgilenmek. 

Ziyaretçi akınını kendi standınıza hedef odaklı bir şekilde yönlendirmek için kullanılabilecek yöntemler: Tezgahlar, Bayraklar, Işık kolonları, Çadırlar/Pavyonlar ve daha pek çok şey Tanıtım materyalleri. Çünkü popüler fuar çantalarını, başkası yapmadan önce kendi malzemelerinizle doldurmanız gerekiyor. Burada biraz daha yaratıcı olabilirsiniz; beşinci tükenmez kalem, bazı durumlarda artık o büyük “vay be” etkisini yaratmayabilir.

Tüm etkinlik katılımcılarına ulaşmak

Elbette etkinliğinizde tanıdık yüzler görmek mutluluk vericidir. Ancak yeni yüzler de işinizi ilerletir. Bu potansiyel etkinlik ziyaretçilerine elbette kendi CRM kanallarınız (yani mevcut müşteri ilişkileri) üzerinden ulaşamazsınız. Yeni müşteri kazanımı çok çeşitli bir alan olduğundan ve bu küçük alt başlığın kapsamını aşacağından, sadece şunu belirtelim: Potansiyel yeni müşteriler kimler olabilir ve onlara nasıl ulaşabilirim? İster sosyal medya reklamları aracılığıyla özel hedeflemelerle, ister taktiksel olarak akıllıca yerleştirilmiş açık hava reklam kampanyalarıyla (bu konuyla ilgili makalelerimize bakınız Dış mekan reklamcılığı), potansiyel ziyaretçilerin kimler olacağını bilmiyorsam, bu iş zorlaşır, pahalıya mal olur ve girişte uzun kuyruklar oluşma ihtimali de azalır. 

Etkinliklerin zirvesi: festivaller

Küçük resepsiyonların aksine, festivaller etkinlik sektörünün adeta ustalık sınıfıdır. Ziyaretçiler burada da ayakta dururlar, ancak bu muhtemelen tek ortak noktadır; çünkü bir festival, büyüklüğüne bağlı olarak gerçek bir devasa organizasyon görevi haline gelebilir. Burada sahne afişleri ve stantlarla işin halledilebileceği de olur, ancak birkaç bin konuk beklenmeye başlandığında, Üretim listesi hızlıca en üste açık.

Şirketin kuruluş yıldönümü için hazırlık

Bir yıldönümünü kutlamak neredeyse kişisel bir meseledir. Çalışanlar, iş arkadaşları ve önemli müşteriler; hepsi bu kadar. Bir nevi kendini kutluyorsun ve bunu mümkün olduğunca uzun süre hatırlamak için doğru olanı Ürünler son derece önemli. Böylece, 30. yıl dönümünde, 10. Yıl Dönümü Rozeti yan masadaki iş arkadaşımın sesini zar zor bastırabiliyorum.

İki insanın sevgisini kutlamak

“Masterclass” adı daha önce festivallere verilmişti, ancak düğünler organizasyon açısından festivallerle kesinlikle karşılaştırılabilir. Genellikle “binlerce” konuktan daha azı katılır, ancak çoğu zaman öyleymiş gibi hissedilir. Özellikle düğünlerde şunu unutmamak gerekir: Para bazen artık önemsiz hale gelir, hiçbir şey eksik olmamalıdır ve eğer Uyarı levhası Üzerindeki ok işareti aniden bükülürse veya üzerindeki yazı silinirse, dram seviyesi hızla ölçülemez boyutlara ulaşır.

Konferanslar ve Kongreler

Burada, kısmen uluslararası katılımın da olduğu, bir günden birkaç güne kadar süren etkinliklerde uzmanlar bir araya gelir. İnsanlar buradan bir şeyler öğrenmek için gelir. Her ne kadar bu daha çok ticari hususlarla sınırlı olsa da, yine de Bloklar, Klasör, Broşürler veya Klasörler bunlar da konferans/kongre markalaması kapsamında üretilmelidir.

Kendi ekibinin güçlendirilmesi

Takım ruhunu güçlendirmek, birbirini daha iyi tanımak, eğlenmek. Bunlar, şirket içinde düzenlenen etkinliklerin temel taşlarıdır. Bu insani bağları daha da güçlendirmek için sayısız fırsat vardır. Bu, çeşitli spor oyunlarıyla geçirilen bir öğleden sonra olabilir, ancak birlikte yemek pişirmek de bir seçenek olabilir. Etkinliğin türü ne olursa olsun, hemen hemen herkesin heyecanla beklediği şey, şu tür anılardır: Tişörtler veya Ceketler. 

Yeni ürünleri tanıtmak

Yeni ürünleri veya başarıları nasıl sunmak istediğiniz tamamen kişisel bir tercihtir. Ünlü sunuculardan haftalık toplantılardaki küçük ürün lansmanlarına, ışık ve lazer gösterilerinden bir PowerPoint slaytına kadar. Büyük bir patlama (BIG BANG) isteyip istemediğiniz tamamen size kalmış. Ancak etkinliğin büyüklüğü, elbette hazırlık aşamasında belirleyici bir faktördür. Şu iç mekanda yerleştirilmiş posterler ve hatta Dış Mekan Reklam Kampanyaları Her şey mümkündür.

Seminerler ve Atölye Çalışmaları

Bilgi aktarımı – kısaca budur. Özellikle küçük gruplarda, uygun mekan ve hazırlık koşulları sağlandığında bu bilgi akışı en etkili şekilde gerçekleşir. Molalar önemlidir, ikramlar da öyle. Seminer ve atölye çalışmalarını çevrimiçi olarak web semineri şeklinde düzenleme imkanı olsa da, yüz yüze temasın avantajları vardır. Bu, seminerin kapsamına ve konularına büyük ölçüde bağlıdır; örneğin, 2 saatlik seminerler için diğer bölgelerden tüm çalışanların gelmesi gerekmez. Ancak, ekran başında uzaktan birkaç gün süren bir atölye çalışmasına katılmış olanlar, kesinlikle oraya gitmeyi tercih ederlerdi.

“Çevrimdışı” bir seminer düzenleniyorsa, aşağıdakiler gibi “çevrimdışı” materyallerin üretimi düşünülebilir: Tükenmez kalem, Klasörler, Bloklar hatta tüm Broşürler tartışılacak uzmanlık alanlarıyla ilgili her şey.

Açık Kapı Günü

Adından da anlaşılacağı gibi, ziyaretçileri iş hayatının günlük akışına davet edersiniz. Bu, okul ortamını olduğu kadar ofis ortamını, üretim tesislerini veya araştırma kurumlarını da kapsayabilir. Bu, bir nevi küçük PR etkinlikleridir ve bu etkinliklerde sahne arkasına otantik bir bakış sunulabilir. Deneyimi biraz daha uzatmak için, promosyon ürünleri ve küçük hediyelerle bu deneyimlerin bir parçasını ziyaretçilere sunabilir ve akıllarında iyi bir izlenim bırakarak ziyaretçilerin günlük yaşamlarına da dahil olabilirsiniz.